Reisekostenregelung

Reisen für die DLRG-Jugend sind unter ökologischen und ökonomischen Kriterien, sprich der Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln und der Verhältnismäßigkeit des Aufwandes, zu tätigen.

 

1.1 Anspruchsberechtigte

 Anspruch auf die Erstattung von Reisekosten haben folgende Personenkreise

 a) Funktionsträger/innen

• Mitglieder des Bundesjugendvorstandes (einschließlich Ehrenbundesjugendwart &  Ehrenbundesvorsitzendem)
• stimmberechtigte Mitglieder des Bundesjugendrates
• Leiterinnen, Leiter und Mitglieder der Arbeits- und Projektgruppen
• Revisorinnen und Revisoren der Bundesjugend
• durch den Bundesjugendtag, Bundesjugendrat oder Bundesjugendvorstand berufene Mitglieder von Kommissionen, Ausschüssen, etc.

b) weitere Personen

• Seminar- und Tagungsteilnehmer/innen
• Teilnehmer/innen an Großveranstaltungen
• Delegierte des Bundesjugendtages
• Kampfrichter/innen sowie Mitarbeiter/innenbei den Deutschen Meisterschaften im Rettungsschwimmen

 

1.2 Verkehrsmittel

Reisen sind grundsätzlich mit der Deutschen Bahn AG oder anderen Unternehmen des öffentlichen Personenverkehrs durchzuführen. Als Zubringer zu den Bahnhöfen sind öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen.

Reisen mit PKW werden ausschließlich in den Fällen von „Materialtransport“ und der Bildung von Fahrgemeinschaften (mind. 1 Mitfahrer/in) anerkannt. Die Notwendigkeit des Materialtransportes ist auf dem Reisekostenformular – sowie vorab schriftlich - von der Tagungsleitung zu bestätigen.

 

Flugreisen gelten grundsätzlich als genehmigt, wenn die Gesamtkosten der Flugreise niedriger sind als eine entsprechende Bahnfahrkarte 2. Klasse unter Ausnutzung des BahnCard 25- Tarifs. In begründeten Fällen kann der/die Schatzmeister/in Ausnahmeregelungen genehmigen.

 

1.3 Höhe der Erstattung

Der Gesamtbetrag aller für die Reise gezahlten Vergütungen darf die Summe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen nicht überschreiten.

Der Höchstbetrag der Reisekostenerstattung ist in jedem Fall der Fahrpreis der Deutschen Bahn AG 2. Klasse inklusive Zuschläge, abzüglich Großkundenrabatt (von derzeit 6% des Fahrkartenpreises einschließlich Zuschläge) für Hin- und Rückfahrt zwischen Heimat- und Veranstaltungsort.

Dem Sparsamkeitsgrundsatz entsprechend hat jede Bahnreise unter Ausnutzung möglicher zusätzlicher Rabatte (Sparpreise, Mitfahrerrabatt) zu erfolgen.

BahnCard-Inhaber/innen wird maximal der Fahrpreis der Deutschen Bahn AG 2. Klasse inklusive Zuschläge, abzüglich Großkundenrabatt (von derzeit 6% des Fahrkartenpreises einschließlich Zuschläge) für Hin- und Rückfahrt zwischen Heimat- und Veranstaltungsort unter Ausnutzung des BahnCard-Tarifs erstattet.

Bei Nutzung des Pkws gem. Punkt 1.2 Abs. 2 wird die Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung entsprechend des § 5 des Gesetzes zur Reform des Reisekostenrechts (derzeit 0,20 €/Km zuzüglich 0,02 €/Km für jede Mitfahrer/in) gewährt. In allen anderen Fällen der PKW-Nutzung werden maximal die entsprechenden Kosten einer Bahnfahrkarte 2. Klasse unter Ausnutzung des BahnCard- 25–Tarifs erstattet.

Aufwendungen für Übernachtungen bzw. die Nutzung von Schlaf- oder Liegewagen während einer Reise werden nach vorheriger schriftlicher Genehmigung durch den/die Schatzmeister/in von der DLRG-Jugend übernommen.

Nebenkosten, die in direktem Zusammenhang mit einer Reise (z.B. für Parkplatzgebühren, Gepäcktransport und –aufbewahrung, Telefonkosten) entstehen, werden in angemessenem und nachgewiesenem Umfang erstattet.

 

1.4 Verbindung von Dienstreisen mit privaten Reisen

Werden Dienstreisen mit privaten Reisen verbunden, wird die Reisekostenvergütung so bemessen, als ob nur die Dienstreise durchgeführt worden wäre.

 

1.5 Verfahren

BahnCards sind grundsätzlich zu nutzen und über das Bundesjugendsekretariat zu beziehen. Es gilt die Reisekostenregelung „BahnCard“.

Der Erwerb der Fahrkarten hat unter Angabe der Großkundennummer (12 009 32) zu erfolgen.

 

1.6 Abrechnung

Die Erstattung der Reisekosten erfolgt ausschließlich nach Vorlage der Originalbelege. Der Abrechnungszeitraum umfasst 3 Monate nach Beendigung der Veranstaltung bzw. bei Reisen im letzten Jahressechstel zum 31.01. des folgenden Jahres. Nach diesem Zeitraum verfällt der Anspruch auf Reisekostenerstattung.

 

1.7 Sonderregelungen

Für Familien, die aufgrund der Mitnahme ihrer Kinder mit dem PKW zu den Veranstaltungen anreisen, können Reisekosten im Rahmen der Wegstrecken- und Mitnahmeentschädigung entsprechend des § 5 des Gesetzes zur Reform des Reisekostenrechts erstattet werden. Die Differenz zu den Kosten der Bahnfahrkarte 2. Klasse unter Ausnutzung des BahnCard- 25 - Tarifs wird, vorbehaltlich der Zustimmung des/der Schatzmeister/in, aus dem gesonderten Haushaltstitel „Familienfond“ gezahlt.

Für weitere Personen gem. Punkt 1.1 Abs. b) gelten vorrangig die in den jeweiligen Ausschreibungen aufgeführten Reisekostenregelungen.

Für die hauptberuflichen Mitarbeiter/innen des Bundesjugendsekretariates gilt das Bundesreisekostengesetz i.V.m. dem Gesetz zur Reform des Reisekostenrechts.

beschlossen vom Bundesjugendvorstand, 20.08.2003

aktualisiert und beschlossen vom Bundesjugendvorstand, 14.12.2005

 

1.8 Reisekostenregelung BahnCard

Bundesjugendvorstand / Arbeits- und Projektgruppenleiter/innen / stimmberechtigte Mitglieder des Bundesjugendrates

Die Kosten der BahnCard werden gegen Vorlage des Rechnungsbeleges voll erstattet. Der Bahn ist aus umweltpolitischen Gründen der Vorzug vor der Straße zu geben, um damit auch die Kostenvorteile für die DLRG zu nutzen.

Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer der BahnCard oder bei Ausscheiden aus dem Amt erfolgt eine Überprüfung der abgerechneten Fahrten. Wurde die BahnCard nicht ausgenutzt, verpflichtet sich der/die Empfänger/in den Differenzbetrag zwischen abgerechneten Fahrtkosten und Kaufpreis der BahnCard an die Bundesebene zurückzuzahlen. Zur Prüfung erhält der / die BahnCard-Inhaber/in eine Auflistung der angerechneten Fahrten aus dem Bundesjugendsekretariat, um die für die Bundesebene durchgeführten Fahrten abzustimmen.

weitere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Bundesebene

Eine Erstattung der Kosten der BahnCard kann mit Genehmigung der Schatzmeisterin / des Schatzmeisters erfolgen, wenn durch fest vorgegebene Termine abzusehen ist, dass eine BahnCard wirtschaftlich sinnvoll ist. Der Bahn ist aus umweltpolitischen Gründen der Vorzug vor der Straße zu geben, um damit auch die Kostenvorteile für die DLRG zu nutzen.

Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer der BahnCard oder bei Ausscheiden aus dem Amt erfolgt eine Überprüfung der abgerechneten Fahrten. Wurde die BahnCard nicht ausgenutzt, verpflichtet sich der/die Empfänger/in den Differenzbetrag zwischen abgerechneten Fahrtkosten und Kaufpreis der BahnCard an die Bundesebene zurückzuzahlen. Zur Prüfung erhält der /die BahnCard-Inhaber/in eine Auflistung der angerechneten Fahrten aus dem Bundesjugendsekretariat, um die für die Bundesebene durchgeführten Fahrten abzustimmen.

Im Bundesjugendsekretariat werden für jede/n BahnCard-Inhaber/in die abgerechneten Fahrten mit aufgezeichnet und den Revisor/innen zu deren Prüfung vorgelegt:

• Anlass der Reise,
• Ort,
• Datum,
• Fahrpreis 25%/50%,
• Restbetrag